川崎のシステム開発・アプリ開発・Web制作

【簡単にデータ共有】Googleドライブの使い方

GoogleドライブはGoogleアカウントを持っていれば誰でも使用することができます。

ファイルを安全に保存出来て、PC・スマートフォン・タブレット等どこからでもアクセス出来ます。

業務で画像や資料等のデータを共有する機会が頻繁にあるのですが、意外とGoogleドライブを使っている方が少ないように感じました。
メッセージアプリなどのコミュニケーションツールを使用している相手であれば共有は簡単に出来ますが、使用していない相手だったり、または多くのデータを送りたい場合等はとっても便利です。

例えばメールに圧縮して添付したのにデータが重くて送信出来ない、送られてきたけどデータが破損していたといったトラブルがなくなります。

1. Googleドライブを開いてみよう

まずはGoogleアカウントにログインしている状態からはじめます。

検索のトップページの丸ポチが並んでいるメニューから「ドライブ」を選択してください。

もしくはGoogleアカウントにログインしている状態で「Googleドライブ」と検索してもOKです。

2. アップロード

ドライブを開いてすぐのトップページでいきなりデータをドラッグ&ドロップでアップロードできますが、業務で使う場合はフォルダ分けした方が管理がしやすいです。

ページ内の白い場所で右クリックしてメニューから「新しいフォルダ」を選択します。

フォルダ名を付けます。(後から変更可)

ドロップするだけでアップロード完了です。

3. データ共有方法

データを共有する場合、URLを発行することになります。 1つのデータにつき、1つのURLを発行する方法と、1つのファイルに1つのURLを発行してファイルを丸々共有する方法があります。
URLの発行方法は上記2つとも同じです。

共有したいデータもしくはファイルの上で右クリックして出てきたメニューから「共有」を選択します

メニューが表示されるので「リンクを知っている全員に変更」を選択します。

リンクが発行されるので、リンクを取得からURLをコピーして終了です。

ちなみに共有設定しているファイルはこのように人のアイコンがつきます。

4. セキュリティーが心配な場合

Googleドライブではパスワードを付けるといったことは出来ませんが代わりに十分セキュアな方法があります。

上記でも説明したリンクを取得する際に「制限付き」に変更します。

「制限付き」に変更すると追加されたユーザー(メールアドレス)のみがURLにアクセス出来ます。

追加するユーザーはGmailでもそれ以外でもOKです。

追加されていないユーザーがURLを知ることがあっても開くことは出来ません。

追加したユーザーにはそのままURLやメッセージの通知をを送信することが出来ます。

    

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